Meille Tiluksilla on tärkeää, että asiakkaamme tietävät, mihin heidän tietojaan käytetään. Tietosuojaselosteiden tarkoituksena on kuvata mahdollisimman selkeästi ja ymmärrettävästi, miten Tiluksilla kerää, käsittelee ja säilyttää henkilötietoja eri tarkoituksiin henkilötietolain ja EU:n tietosuoja-asetuksen (GDPR) mukaisesti. Jos sinulla on kysymyksiä tai haluat lisätietoa, voit ottaa yhteyttä osoitteeseen info@tiluksillaklubi.fi.
TIETOSUOJASELOSTE: ASIAKASTIEDOT
Tämä on Tiluksilla:n henkilötietolain (10 ja 24 §) ja EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) mukainen rekisteri- ja tietosuojaseloste. Tiedotteen viimeinen muokkauspäivä on 19.9.2024.
Tämän tietosuojaselosteen tarkoituksena on kuvata mahdollisimman selkeästi ja ymmärrettävästi, miten Tiluksilla Klubi (jäljempänä “Tiluksilla” tai “me) kerää, käsittelee ja säilyttää asiakas- ja henkilötietoja henkilötietolain ja EU:n tietosuoja-asetuksen (GDPR) mukaisesti. Tätä tietosuojaselostetta sovelletaan aina, kun käytät siinä kuvattuja palveluitamme kaikissa niissä maissa, joissa yrityksemme toimii. Tiluksilla Klubia osoitteessa tiluksillaklubi.fi kutsutaan jäljempänä nimellä ”Tiluksilla”.
Henkilötietorekisterin pitäjä
Tiluksilla, Palomäentie 60, 03400 Vihti
Rekisteriasioista vastaava
Tiluksilla
Y-tunnus:
2862254-9
Palomäentie 60, 03400 Vihti
Tiluksilla tietosuojavastaava:
Tiluksilla
Annukka Cederlöf, yrittäjä
Yhteystiedot
Voit ottaa meihin yhteyttä lähettämällä sähköpostia osoitteeseen info@tiluksillaklubi.fi.
Henkilötietojen kerääminen
Mitä ovat henkilötiedot?
Henkilötietoja ovat kaikki tiedot, jotka liittyvät suorasti tai epäsuorasti elävään luonnolliseen henkilöön. Henkilötiedoiksi luetaan esimerkiksi nimi, henkilötunnus, osoite, sähköpostiosoite sekä puhelinnumero. Henkilötietoina voidaan pitää myös sähköisiä identiteettejä, esimerkiksi IP-osoitteita, mikäli ne voidaan yhdistää luonnolliseen henkilöön.
Mitä henkilötietoja Tiluksilla kerää ja miten?
Kun asioit verkkokaupassamme, selailet verkkosivujamme, tilaat uutiskirjeemme, liityt Tiluksilla Klubiin tai otat meihin yhteyttä, osallistut järjestämäämme markkinointikampanjaan, kilpailuun tai asiakaskyselyyn, voimme kerätä sinusta henkilötietoja.
Tiluksilla:n laillinen peruste henkilötietojen käsittelyyn ja henkilötietojen käsittelyn oikeutetut tarkoitukset:
- Antamasi suostumus, esimerkiksi markkinointiluvan antaminen uutiskirjeen tilaamista varten
- Kun käsittely on välttämätöntä kanssasi tekemämme sopimuksen kannalta (esimerkiksi verkkokaupasta tilaamiesi tuotteiden toimittaminen)
- Asiakaspalvelupyyntöösi vastaaminen
- Muu oikeutettu peruste henkilötietojen käsittelyyn, esimerkiksi verkkokauppamme kehittäminen
- Jos keräämme henkilötietojasi muihin tarkoituksiin, pyydämme tähän sinulta hyväksyntää etukäteen.
Tiluksilla Klubiin liityttäessä kerättävät tiedot
Kun rekisteröidyt käyttäjäksi Tiluksilla Klubiin, keräämme seuraavat tiedot: nimi, kirjautumistiedot (sähköpostiosoite ja salasana).
Henkilötietojen käsittely ja tallentaminen
Asiakaspalvelu
Käytämme henkilötietojasi asiakaspalvelutarkoitukseen, kun otat meihin yhteyttä. Käytämme nimeäsi ja tilausnumeroasi asiakkaan ja tilauksen tunnistamiseen. Käytämme tarvittaessa yhteystietojasi, esimerkiksi sähköpostiosoitetta ja puhelinnumeroa, ottaaksesi yhteyden sinuun kysymysten esittämistä tai asian hoitamista varten.
Tietojen lähettäminen
Kun olet tehnyt tilauksen Tiluksilla -verkkokaupasta, käytämme ilmoittamiasi tietoja tilausvahvistuksen sekä tilauksesi tilaan liittyvien sähköposti-ilmoitusten lähettämiseen. Nämä tiedot lähetetään tilauksesi yhteydessä antamaasi sähköpostiosoitteeseen.
Palveluiden kehittäminen
Käytämme asiakkailtamme keräämiämme tietoja myös tuotteidemme ja palveluidemme kehittämiseen ja asiakaspalvelun parantamiseen. Digitaalisten palveluiden avulla analysoimme käyttäjien toimintaa ja kehitämme sen pohjalta toimintaamme. Tällaisiin analyyseihin käytämme pääasiassa vain koostetasoisia, anonyymejä tai anonymisoituja tietoja.
Säilytysajat
Säilytämme henkilötietojasi niin pitkään kuin käsittelyperusteen kannalta on tarpeen.
Asiakashallinta- ja markkinointijärjestelmässämme asiakastietojasi säilytetään oletusarvoisesti viiden (5) vuoden ajan siitä, kun olet viimeksi ollut aktiivinen. Aktiivisuus määritellään järjestelmässä jonain seuraavista toimenpiteistä: osto Tiluksilla -verkkokaupasta, verkkokaupan selaus, uutiskirjeen avaus tai klikkaus.
Tiluksilla Klubissa säilytetään antamiasi henkilötietoja niin kauan kuin käyttäjätili on aktiivinen.
Vieraillessasi verkkosivuillamme, kävijätietojasi säilytetään oletusarvoisesti 26 kuukauden ajan analyysi- ja raportointitarkoituksiin.
Henkilötietojasi voidaan säilyttää useissa eri paikoissa eri tarkoituksiin ja eri perusteella. Näin ollen henkilötiedot, jotka on poistettu jostakin järjestelmästämme, voivat olla edelleen tallennettuna johonkin toiseen järjestelmään, jossa niitä säilytetään toiseen tarkoitukseen tai jollakin toisella perusteella.
Henkilötietojen suojaaminen
Tiluksilla ylläpitää korkeaa turvallisuuden tasoa henkilötietojen käsittelyssä. Arvioimme jatkuvasti toimintatapojamme liittyen henkilötietojen käsittelyyn ja mahdollisiin riskeihin sekä toteutamme toimenpiteitä, jotka vastaavat oletusarvoisen tietosuojan periaatteita.
Käsittelemämme henkilötiedot on tallennettu järjestelmään, joka on suojattu käyttöjärjestelmän suojausohjelmiston avulla. Järjestelmään sisäänpääsy edellyttää käyttäjätunnuksen ja salasanan syöttämistä. Järjestelmä on myös suojattu palomuurein ja muiden teknisten keinojen avulla. Järjestelmään tallennettuihin rekisterin sisältämiin tietoihin pääsevät ja niitä ovat oikeutettuja käyttämään vain tietyt, ennalta määritellyt Tiluksilla:n työntekijät. Rekisterin sisältämät tiedot sijaitsevat lukituissa ja vartioiduissa tiloissa.
Koulutamme jatkuvasti henkilöstöämme tietosuoja-asioissa. Kaikki toimintaamme, henkilötietolakia tai EU:n tietosuoja-asetusta (GDPR) koskevat kysymykset voi lähettää osoitteeseen info@tiluksillaklubi.fi.
Henkilötietojen luovuttaminen
Tiluksilla voi valtuuttaa ulkoisia yhteistyökumppaneita tai palveluntarjoajia tuottamaan IT-palveluita, maksuratkaisuja tai muita digitaalisia palveluita Tiluksilla. Osana näiden palveluiden suorittamista Tiluksilla:n yhteistyökumppaneilla, niin EU:n ja ETA:n sisällä kuin niiden ulkopuolella, voi olla pääsy henkilötietoihisi.
IT-kumppanit ja -toimittajat
Tiluksilla voi käyttää liiketoiminnassaan useita erilaisia IT-palveluita ja -järjestelmiä. Joissakin niistä myös säilytetään ja käsitellään henkilötietoja. Tällöin Tiluksilla huolehtii henkilötietojen turvallisuudesta ja yksityisyyden suojasta kaiken tällaisen käsittelyn aikana. Osa järjestelmistä saattaa olla asennettu meille paikallisesti, jolloin ainoastaan Tiluksilla:n omalla henkilöstöllä on pääsy tietoihin ja tällöin mitään tietoja ei siirretä kolmannelle osapuolelle. Osa järjestelmistä saattavat olla pilvipalveluita, jolloin siirrämme henkilötietoja palvelun tarjoajalle. Tällöin palvelun tarjoaja tai IT-toimittaja on henkilötietojen käsittelijä, joka käsittelee tietoja Tiluksilla:n toimeksiannosta ja meidän ohjeidemme mukaisesti.
Sisäiset IT-järjestelmät
Käytämme sisäisessä työssämme Microsoftin, Applen ja Googlen toimisto-ohjelmistoja ja järjestelmäpalveluita. Se tarkoittaa, että Microsoft, Google ja Apple on valtuuttamamme henkilötietojen käsittelijä. Tutustu Microsoftin, Google:n ja Applen tietoturvaseloisteisiin.
Verkkoanalyysi- ja arvostelupalveluiden tarjoajat
Saatamme käyttää ulkoisia toimittajia verkkosivustojemme personointiin ja käyttötottumusten analysointiin sekä käyttäjäpalautteeseen. Nämä yritykset käsittelevät henkilötietoja meidän lukuumme. Tietoja käsitellään analyysipalveluissa lähinnä anonymisoidusti koostetasolla.
Maksupalveluntarjoajat
Käytämme ulkoisia toimittajia maksujen käsittelyyn. Henkilötiedot, joihin näillä toimittajilla on pääsy, ovat nimesi, osoitteesi ja maksutietosi. Käytetystä maksutavasta riippuen käsitellään tiettyjen maksutapojen yhteydessä myös henkilötunnus tai luottokortin 4 viimeistä numeroa. Tämä henkilötietojen käsittely on tarpeen, jotta voimme toimittaa tilaamasi palvelut.
Yhteystietopalvelut
Voimme käyttää ulkoista asiakaspalautteiden hallintajärjestelmää eri kanavien (sähköposti, sosiaalinen media) kautta tulevien asiakaspalautteiden käsittelyyn. Järjestelmään tallentuvat seuraavat tiedot: asiakkaan nimi ja sähköpostiosoite, keskustelun sisältö, maa ja kaupunki, selain, käyttöjärjestelmä, nykyinen sivu ja selaushistoria. Tietoa säilytetään niin kauan kuin asiakaspalautteen käsittelyn kannalta on tarpeen.
Saatamme käyttää ulkoista chat-palveluntarjoajaa myös chat-toiminnon toteuttamiseen Tiluksilla -verkkosivustolla. Chat-palvelun kautta asiakaspalvelumme kanssa käymäsi keskustelut eivät tallennu chat-pilvipalveluun, vaan ne ohjautuvat Tiluksilla verkkokaupan asiakaspalvelun sähköpostiosoitteeseen. Viestit tallennetaan vain, jos chat-keskustelussa käsitelty asia vaatii jälkikäteen selvittelyä. Keskustelusta tallentuvat seuraavat tiedot: keskustelun sisältö, maa ja kaupunki, selain, käyttöjärjestelmä, nykyinen sivu ja selaushistoria. Asiakas voi halutessaan jättää oman nimensä ja sähköpostiosoitteensa. Tietoja säilytetään Tiluksilla:n sähköpostijärjestelmässä niin kauan kuin asiakaspalautteen käsittelyn kannalta on tarpeen.
Taxfree
EU-alueen ulkopuolella asuvilla asiakkailla on mahdollisuus tehdä tax free-ostoksia Tiluksilla -verkkokaupassa. Saatamme käyttää taxfree-palveluntarjoajaa, joka saa käyttöönsä henkilötietoja, joita tarvitaan tax free-tilauksen käsittelyssä.
Luovutus kolmanteen maahan
Osa verkkosivustollamme käyttämistämme palveluntarjoajista saattaa sijaita EU/ETA-alueen ulkopuolella. Se tarkoittaa, että henkilötietojasi voidaan myös siirtää näissä maissa oleville yhteistyökumppaneille edellä mainittuihin tarkoituksiin.
Oikeutesi asiakkaana
Henkilötietojen välttämätön käsittely ja käsittely suostumuksen perusteella
Henkilötietoja voi käsitellä ilman suostumusta, jos se on välttämätöntä kanssasi tehdyn tehdyn sopimuksen toteuttamiseksi tai lain asettamien velvollisuuksien täyttämiseksi. Henkilötietojen kerääminen ja käyttäminen kuitenkin muihin tarkoituksiin edellyttää tämän lisäksi, että olet antanut siihen suostumuksesi. Asiakkaana annat suostumuksesi henkilötietojen käsittelyyn, kun vaikkapa käytät palveluitamme Tiluksilla -sivustolla, tilaat uutiskirjeemme, liityt kanta-asiakkaaksemme, tai otat meihin yhteyttä asiakaspalvelumme kautta.
Suostumuksen peruuttaminen
Voimassa olevan henkilötietolainsäädännön perusteella sinulla on halutessasi milloin tahansa oikeus pyytää nähtäväksesi sinusta kerätyt ja käsiteltävät henkilötiedot, pyytää virheellisten tietojen korjaamista, niiden käsittelyn rajoittamista tai henkilötietojen poistamista.
Peruuttaessasi suostumuksen, poistamme henkilötietosi ja lopetamme niiden suostumukseen perustuvan käsittelyn.
Huomioithan, että samoja henkilötietoja voidaan kuitenkin käyttää sekä suostumuksen perusteella että välttämättömänä tai muiden säädösten velvoittamana käsittelynä. Tästä johtuen, vaikka peruutat suostumuksesi ja käsittely, jota suostumus koskee, keskeytetään, tiedot voivat säilyä meillä muihin tarkoituksiin.
Oikeus saada tiedot tallentamistamme sinua koskevista henkilötiedoista
Halutessasi tietää, mitä sinua koskevia tietoja olemme rekisteröineet, sinulla on oikeus pyytää näitä tietoja kirjallisesti edellä mainitusta osoitteesta. Rekisteriote annetaan pyynnöstä, ja sen saa maksutta kerran vuodessa.
Oikeus pyytää sinusta tallennettuja tietoja
Sinulla on oikeus pyytää Tiluksilla:n sinua koskevista, tallennetuista henkilötiedoista rekisteriote maksutta kerran vuodessa.
Voit lähettää pyynnön sähköpostitse osoitteeseen info@tiluksillaklubi.fi, jolloin pyynnön saavuttua otamme sinuun yhteyttä todentaaksemme henkilöllisyytesi, tai kirjallisesti, jolloin mukana on oltava pyynnön esittäjän henkilökohtainen allekirjoitus. Kirjalliseen kirjeeseen on merkittävä teksti ”Henkilörekisteriotepyyntö – Tiluksilla tietosuojavastaavalle”.
Oikeus omien henkilötietojen hallintaan ja poistamiseen
Sinulla on oikeus hallita henkilötietojasi, myös niiden oikaisemista, täydentämistä tai poistamista niin halutessasi. Lisäksi sinulla on oikeus pyytää henkilötietojen käsittelyn rajoittamista ainoastaan tiettyihin tarkoituksiin siten, että tietojasi ei saa käyttää esimerkiksi markkinointitarkoituksiin.
Reklamaatiot
Jos mielestäsi yritys rikkoo henkilötietolakia tai muuta tietosuojalainsäädäntöä, voit ottaa yhteyttä Tietosuojavaltuutettuun. Katso lisätietoja Tietosuojavaltuutetun verkkosivuilta.
Tietosuojaselosteen muuttaminen
Saatamme tehdä ajoittain muutoksia tähän tietosuojaselosteeseen. Löydät tietosuojaselosteen uusimman version aina verkkosivuiltamme.